Diseño e implementación de procesos de producción de cursos e-learning para la gestión de proyectos bajo una metodología ágil

Abstract

En el presente trabajo se presenta un proceso de diseño e implementación de una metodología de producción para cursos E-learning, basada en las metodologías ágiles de producción. El trabajo se plantea desde los macroprocesos diseñados a los sub-procesos específicos de producción, exponiendo las diversas complejidades de producción propias de la empresa. Se presentan los aspectos conceptuales necesarios para sustentar las etapas de diseño e implementación de la metodología; aquellas relacionadas a la gestión de proyectos, metodologías ágiles, diagramación de procesos y aspectos relacionados a la gestión del cambio, requeridos para construir estrategias efectivas de cambio organizacional. Los objetivos establecidos responden a solucionar ineficiencias debido a la falta de formalización de procesos productivos, la dificultad de monitorear y coordinar el avance de la producción de cursos y la comunicación efectiva entre equipos de trabajo relacionados en el flujo. La metodología implementada corresponde a una combinación entre las metodologías ágiles Kanban y Scrum. Durante las fases de implementación se trabajó considerando los aspectos relacionados a los principios Lean y los propios de la gestión de cambio. Una vez implementada la herramienta y al formalizarse los macroprocesos y flujos específicos de producción, se generó una cultura de trabajo que adquiere su lenguaje propio de producción, desarrollando así un mecanismo orgánico de comunicación no sólo entre los equipos productivos, sino también con el resto de la organización. Los principales beneficios de la implementación de la metodología y herramienta son el ahorro de tiempo en etapas de control y monitoreo de los proyectos, la mejora de comunicación entre los equipos -mediante la implementación de la metodología ágil y sus reuniones- permitiendo identificar aspectos que no aportan valor (u obstaculizan) el proceso productivo, finalmente, la capacidad de levantar información automáticamente -en cuanto a los aspectos productivos- permite obtener información relevante a la hora de planificar estrategias de desarrollo de futuros proyectos. Finalmente, se estima un valor de la implementación equivalente al 9,5% del costo de operación sólo en aspectos de reducción de tiempo por impurezas en los procesos actuales de producción. La implementación de la metodología no está finalizada, quedan aspectos por corregir e incorporar a medida que se siga depurando la herramienta en el futuro mientras su adopción natural crezca en el entorno de la organización.