Rediseño del proceso de pago de facturas de la dirección de servicios de tecnologías de la información y comunicaciones de la Universidad de Chile, a través de la propuesta de un software de gestión

Abstract

La Universidad de Chile es una institución pública de educación Superior, y se constituye como la Universidad más antigua de Chile. La dirección de Servicios de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DSTI), es un departamento de la Universidad de Chile encargado de prestar servicios especializados en tecnologías de información y comunicaciones.

La DSTI recibe aproximadamente 400 facturas anuales. La normativa legal establece que el pago a proveedores debe realizarse en un plazo máximo de 30 días (según ley 19.983, artículo 2°, y según el Dictamen 35.904 del 2006 de la Contraloría). Además, está en trámite una ley a nivel transversal que exige el pago oportuno a 30 días, si es que el proveedor es una PYME (ley de pago a 30 días). Sin embargo, en la DSTI solamente un 24% de las facturas se pagaron en un plazo de 30 días. El objetivo de este trabajo de título es el rediseño del proceso de pago de facturas de la DSTI, proponiendo un software de gestión. Se espera que, con el rediseño, la cantidad de facturas pagadas en más de 30 días sea igual o menor al 5% del total. También se propone una reducción de costos operativos en el pago. Para el rediseño se utiliza la metodología BPM (Business Process Managment) y la Metodología Lean. Particularmente, el rediseño propone el uso del software de gestión para la eliminación de tareas manuales. También suprime tareas innecesarias, y paraleliza actividades. A petición del cliente, el proyecto abarca el proceso desde que se emite una factura por parte de un proveedor, hasta que la factura es pagada exitosamente, junto a todos los subprocesos asociados. El proyecto propone una optimización en los procesos en la DSTI, en la DEAC (Dirección Económica y Administrativa Central), y en Tesorería. Este trabajo incluye el levantamiento y rediseño de los procesos mencionados, mas no la implementación de los rediseños. Como resultado, el rediseño genera un gran impacto en la reducción del tiempo de pago, disminuyendo el promedio de éste en un 60%. Además, esto permite cumplir con las leyes vigentes. Genera una reducción en los costos, producida por el rediseño mismo, como por externalidades positivas adyacentes.