Sistema de gestión de patrocinio institucional para académicos

Abstract

Hoy en día, existen rankings internacionales que evalúan a las universidades de todo el mundo, influyendo en la imagen y el prestigio que estas proyectan. Aspectos como la cantidad, calidad e impacto de los proyectos y publicaciones de un investigador son evaluados para asignar la posición de la universidad a la que pertenezca. Sin embargo, para la realización de proyectos de parte de los investigadores son necesarios recursos, tanto pertenecientes a la universidad misma como de origen externo. Una de las fuentes de recursos externos son los Fondos Concursables. Los Fondos Concursables requieren postulaciones compuestas por documentos aprobados por la universidad, tales como la Carta de Patrocinio Institucional firmada por el Rector. Para su obtención se requiere de un proceso con alto grado de burocracia y problemas asociados. Este Trabajo de Título propone desarrollar un sistema tecnológico que soporte el proceso de obtención de la Carta de Patrocinio Institucional en la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas (FCFM), utilizando información recopilada de una investigación previa de este proceso. La investigación fue realizada a partir de entrevistas y reuniones con personas involucra- das activamente en el proceso actual. Así, fue posible definir las características de este, las responsabilidades de las personas que componen sus etapas y sus problemáticas asociadas, como un flujo de información deficiente, pasos automatizables y desventajas en el método de almacenamiento de la información. Luego, a partir de la información obtenida se determino que la solución consiste en un sistema capaz de administrar el proceso de forma eficiente y efectiva, implementado en una plataforma de uso cotidiano de los futuros usuarios, como Ucampus, plataforma ya encargada de muchos procesos administrativos en la FCFM. Para lograr ello se trabajó bajo el alero del Área de Infotecnologías (ADI) de la facultad. La creación del sistema se divide en dos partes, la primera consistió en un diseño iterativo de las interfaces y sus funcionalidades, en cooperación con los usuarios finales. Por otro lado, la segunda etapa consistió en la implementación de aquellas interfaces, bajo la supervisión y los protocolos del ADI. Así, se obtuvo un sistema que consta de tres funcionalidades principales: la administración de los Fondos Concursables agregados a la plataforma, la realización de solicitudes de Carta de Patrocinio Institucional y la revisión de aquellas solicitudes por etapas. El sistema implementado dentro de Ucampus fue validado por el equipo del ADI como una versión funcional. Sin embargo, este cumplió parcialmente los objetivos planteados en un inicio del Trabajo de Título, al no soportar casos de proyectos interdepartamentales ni partes del proceso que ocurren fuera de la FCFM. Esto último fue dejado como trabajo a futuro junto a mejoras en la experiencia de usuario.