Diseño de un modelo corporativo de gestión documental para Metro de Santiago

Abstract

El presente trabajo pretende resolver el problema de no contar con un proceso de gestión documental corporativo en la empresa Metro de Santiago. Este proceso faltante se traduce en importantes deficiencias en la administración de la documentación de valor de la organización. Como metodología de trabajo se realiza un diagnóstico del proceso actual, se revisa el estado del arte de las soluciones de gestión documental a nivel internacional. También se estudia el nivel de madurez de los procesos documentales en instituciones públicas nacionales y en organizaciones de ferrocarriles en el mundo. Estas actividades permiten poder identificar las oportunidades de mejora y los lineamientos para el diseño de la solución en Metro de Santiago. La solución propuesta consiste en el diseño de los procesos de gobierno y gestión de la documentación corporativa, con foco en mejorar la disponibilidad, confiabilidad, confidencialidad, integridad y la eficiencia de la búsqueda de los documentos. Los principales entregables de este trabajo son: 1. Diseño de una política de gestión documental corporativa. 2. Diseño de una organización que administre el proceso. 3. Diseño de los flujos de proceso y estándares de gestión. 4. Diseño de una taxonomía corporativa para clasificar la documentación. 5. Diseño e Implementación de un piloto para un proceso particular. La metodología de validación consistió en encuestar a los principales usuarios del proceso que se implementó como piloto. Los resultados de la encuesta permitieron concluir que, a través de la solución propuesta, se obtendría una mejora importante en la madurez del proceso estudiado