Arquitectura de software para apoyar la interacción entre Contraloría Universitaria y Unidades de la Universidad de Chile

Abstract

La Universidad de Chile es una institución de educación, de carácter nacional y pública. Producto de esto, todos sus actos administrativos se encuentran afectos a Toma de Razón por parte de la Contraloría General de República (CGR). La Universidad gestiona aproximadamente 50.000 documentos al año, correspondientes a actos administrativos oficializados a través de decretos y resoluciones. Estos decretos y resoluciones son confeccionados en las Unidades de la Universidad y luego son impresos para dar vida a un expediente, junto a las evidencias que justifican el acto administrativo. Los expedientes son autorizados y firmados por las autoridades y jefaturas de las Unidades, posteriormente son checkeados por la Contraloría Universitaria y finalmente son enviados a la CGR. La gestión y tramitación completa de expedientes presenta diversos inconvenientes en su ejecución. Las interacciones manuales en el proceso provocan un alto riesgo de perdida de documentos, debido a su traslado en físico entre Unidades geograficamente distantes. La continuidad en el procesamiento de un expediente se ve afectado por los tiempos destinado a otros expedientes, producto de las revisiones de documentos por lote. La cantidad de expedientes que se tramita es tan alta, que su almacenamiento durante la gestión se vuelve caótico. No existe un seguimiento claro que permita saber donde se encuentra un expediente. Los tiempos estimados de procesamiento tanto de las distintas unidades intervinientes, como del proceso completo, son altos. En consecuencia, todos estos inconvenientes afectan directamente a diversos procesos internos de la Universidad, como por ejemplo, el proceso de contratación de personal, gestión de comisiones, pago de asignaciones, e incluso en ocasiones afecta el pago de las remuneraciones de los funcionarios. Dadas las limitaciones transversales que impone la forma actual de procesar expedientes, se vuelve necesario concebir una solución estructural que ayude a mitigar los aspectos negativos del actual sistema. Por ese motivo, este trabajo de tesis propone el diseño e implementación de una arquitectura de software, que ayude a mejorar las interacciones entre las Unidades de la Universidad y la CU, además de facilitar la gestión de los expedientes de decretos y resoluciones. Para evaluar las capacidades de la arquitectura, se desarrolló un sistema sobre la arquitectura propuesta, el cual representa una prueba piloto que permite el procesamiento completo (de punta a punta) del trámite asociado al decreto de Asignación Universitaria Complementaria (AUC). La solución fue diseñada aplicando principios de arquitectura de software utilizados habitualmente por la Dirección de Servicios de Tecnologías de la Información (DSTI) de la Universidad de Chile, así como también fue implementada utilizando las tecnologías que permiten poner en producción fácilmente dicha implementación y realizar futuras extensiones en caso de necesitarlo. El sistema fue implementado con éxito, por lo que se alcanzaron los objetivos planteados para esta tesis. Sin embargo, tanto la arquitectura propuesta, como el sistema desarrollado, aún no se encuentra en producción debido a decisiones políticas y prioridades establecidas por la Universidad de Chile.