Centro de servicios compartidos para las Fuerzas Armadas de Chile

Abstract

El objetivo principal de este estudio es proponer la creación de un Centro de Servicios Compartidos para las adquisiciones y logística de material para las Fuerzas Armadas de Chile en el extranjero. Con esto se busca aprovechar las ventajas que ofrece este modelo de gestión, al permitir la disminución de costos, eliminando tareas replicadas en más de una organización, generando economías de escala por mayor volumen de operaciones y mejorar los niveles de servicio, disminuyendo a su vez los tiempos de espera, mediante el uso más intensivo de los recursos disponibles, tecnología y la mayor especialización de las funciones y tareas respectivas. Para esto, se realizó un análisis del entorno interno y externo de las Instituciones de la Defensa Nacional, analizando fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para contar con elementos que permitan generar una Visión y una Misión de lo que se espera será esta nueva organización. Posteriormente, se determinaron las tareas posibles de ser consolidadas y sus respectivos indicadores relevantes (KPI s) en relación a la Misión propuesta, con lo que se elaboró su diseño y se analizó la gestión de cambio requerida para su implementación, considerando sus características especiales, para finalmente determinar un sistema de mejora continua que permita su permanencia en el tiempo. Como resultado del trabajo realizado, nos muestra que el costo de implementación alcanzaría los USD $2.136.980,00 y que en un escenario de moderado optimismo, se estima una sumatoria de menores gastos anuales por USD $110.110.814,75 en un periodo de 5 años. Dicha cifra se compone por la disminución de costos en personal que progresivamente alcanzará el 35% al quinto año, una disminución de costos de transporte derivado de mayor consolidación de carga y la utilización de medios marítimos sobre el transporte aéreo que progresivamente alcanzará el 50% a igual plazo de estudio y un 15% producto de un mayor poder negociador de las compras homologadas y planificadas. Además resulta en la disminución en un 30% en los tiempos del proceso, derivado de uso intensivo de los recursos existentes y disminución en la brecha de eficiencia detectada en el ejercicio de benchmarking con la empresa privada para los mismos procesos. El análisis de dichas cifras hacen concluir lo apropiado y significativo que puede resultar este modelo para el presupuesto y gestión de las adquisiciones en el extranjero en la Defensa Nacional y para el país, ya que sin tercerizar de la forma tradicional, evitando los problemas estratégicos y de seguridad, generará un ambiente enfocado en la eficiencia, con constante evaluación, en busca de disminuir permanentemente los lead time, costos y mejorar la calidad de los servicios prestados. Finalmente, este trabajo como recomendación propone considerar que en una segunda etapa se amplíe esta organización para otras compras no consideradas en el alcance de este trabajo como son las compras en el país y otros contratos. También recomienda que el patrocinador de esta idea sea una persona con alto empoderamiento y liderazgo tanto en el mundo civil como militar, ya que se trata de un modelo de gestión sin precedentes para la defensa y su aplicación podría resultar complejo debido a la resistencia natural al cambio, pensando además que se trata del sector público, lo que en si mismo en un importante desafío.