Diseño de un sistema de control de gestión para una institución de educación superior

Abstract

El presente proyecto de grado fue desarrollado en INACAP, institución de educación superior privada orientada a la formación técnico-profesional de pregrado, actualmente tiene más de cien mil alumnos en veinticinco sedes de Arica a Punta Arenas. Es uno de los actores relevantes a nivel nacional en la educación superior técnico-profesional, en este segmento tiene una participación de mercado de aproximadamente 24%. La institución ha experimentado un rápido crecimiento, pasando de cuarenta y seis mil alumnos el año 2005 a más de cien mil el año 2013, más del doble en 8 años, este crecimiento o mayor demanda por educación superior técnico-profesional se explica por el mayor nivel educacional de la población, mejores expectativas de vida, mayor acceso a sistemas de financiamiento (becas y créditos), y en los últimos años a una mayor valoración por la educación técnico-profesional. INACAP tiene un sistema de admisión abierto no selectivo, los alumnos provienen principalmente de establecimientos municipales y subvencionados, estos alumnos poseen importantes brechas de conocimientos que explican una alta deserción. Por otra parte, la mayoría de los docentes no tiene contrato de jornada completa, más bien son profesores hora que no tienen incentivos a permanecer en la institución, este es un elemento relevante que sin duda influye en la calidad de la enseñanza. El mundo laboral necesita profesionales que tengan las competencias para insertarse rápidamente al mundo laboral, para ello es necesaria una formación integral con una amplia oferta de actividades extracurriculares que contribuyan a desarrollar en el alumno competencias como el trabajo en equipo, liderazgo y una efectiva comunicación de ideas. Organizaciones de gran tamaño como INACAP necesitan un adecuado proceso de gestión del conocimiento que ayude a disminuir las ineficiencias. En relación a la gestión actual de la institución, los planes que define la alta dirección muchas veces no se comunican, lo cual no hace posible su implementación por parte de los empleados, además la gestión se centra fundamentalmente en el logro de objetivos financieros de corto plazo, que no permiten una mirada de largo plazo. En este escenario de alta competencia y cambios rápidos surge la necesidad de contar con un sistema de control de gestión que permita comunicar la estrategia a todos los niveles organizacionales, y alinear los desempeños de los empleados con los objetivos de la institución. Cuando los empleados tienen claridad de cuales son los objetivos y planes que se persiguen, es más fácil alinearlos para que ejecuten la estrategia. Este proyecto tiene como objetivo diseñar un sistema de control de gestión de tres etapas para la unidad de negocio educación superior de INACAP y está dirigido a la alta dirección. En una primera etapa de formulación de la estrategia, como resultado de un análisis estratégico se identifican los elementos que permiten definir los atributos de la propuesta de valor estos son: calidad de vida, egreso oportuno, rápida inserción laboral y cobertura. A partir de los atributos de la propuesta de valor se definen los ejes estratégicos que facilitan la gestión de la estrategia al dividirla en los procesos más importantes, los ejes propuestos son: formación integral, nivelación y orientación, proceso de enseñanza aprendizaje y crecimiento institucional. Estos ejes apuntan a entregar una formación que integre la enseñanza con actividades extracurriculares, nivelar los conocimientos del alumno, entregar una formación práctica y pertinente a las necesidades del mercado laboral, y gestionar adecuadamente el crecimiento de las sedes. En una segunda etapa de desarrollo de la estrategia, se plantea el modelo de negocio de la institución y se hace un análisis de sus elementos más importantes como la capacitación docente y la formación práctica. En esta etapa se propone el mapa estratégico que permite comunicar la estrategia a todos los niveles organizacionales, esta se centra en los cuatro ejes estratégicos que buscan aumentar las tasas de titulación, aumentar la participación de mercado, aumentar la oferta semestral de actividades extracurriculares, y que el alumno adquiera las competencias para insertarse rápidamente al mundo laboral, estos elementos permitirán asegurar la autonomía financiera y el desarrollo sostenible del proyecto institucional. También se propone el cuadro de mando integral que integra indicadores financieros y no financieros y permite evaluar la ejecución de la estrategia. Finalmente se proponen tableros de control para algunas unidades seleccionadas como la Dirección de Evaluación responsable de aplicar medidas remediales para disminuir la deserción, y la Dirección de Desarrollo de la Docencia a cargo de la evaluación y capacitación docente, los tableros permiten desplegar los objetivos estratégicos a los departamentos donde se ejecuta la estrategia. En la tercera etapa de alineamiento estratégico, se proponen los esquemas de incentivos para alinear los desempeños de las unidades y los empleados con la estrategia. Al finalizar este proyecto se desprende que se cumplieron cabalmente los objetivos planteados, obteniéndose como resultado un marco para la elaboración y desarrollo de estrategias que puede ser utilizado en instituciones de características similares. Como conclusión de este proyecto se debe mencionar que una organización que diseñe e implemente un sistema de control de gestión tendrá mayores posibilidades de lograr un éxito sustentable en el largo plazo, al incluir indicadores no financieros que permiten predecir el desempeño financiero futuro.