Gestión estrategica de proyectos de desarrollo en sistemas de información : aplicación en la gestión universitaria

Abstract

Nuestro país se encuentra en un proceso de reformas y discusión sobre el modelo que rige la educación universitaria, estas reformas han generado un alto grado de incertidumbre en las metodologías de ingreso de estudiantes y financiamiento a la educación superior. Estos cambios representan grandes desafíos que requieren ajustes estratégicos mediante acciones ágiles en un cuestionado sistema actual. El desarrollo tecnológico alcanzado en la actualidad ofrece una gran variedad de herramientas disponibles para lograr mayores niveles de agilidad y eficiencia en los procesos, destacando por ejemplo como herramientas útiles para la automatización de procesos y procesamiento de tareas repetitivas y masivas. Asimismo, el registro y respaldo digital de documentos han aportado en la reducción de tiempos de respuesta, simplificación de procesos y tareas, monitoreo y control mediante indicadores, junto con una mayor disponibilidad y accesibilidad a estos, por ejemplo, a través de formatos web. Junto con la amplia gama de opciones de apoyo y soporte a los procesos de una organización, los sistemas y tecnologías de información enfrentan las limitaciones en la disponibilidad de recursos y prioridad en las opciones que se pueden desarrollar. En esta limitación se produce la paradoja de que, existiendo múltiples opciones, la tarea de decidir cuáles realizar no es una tarea sencilla y muchas veces no se escogen las mejores opciones según un criterio técnico, se congelan desarrollos o se priorizan proyectos particulares a un usuario perdiendo recursos y tiempo en el proceso. Esta pérdida de eficiencias se puede explicar en la incertidumbre sobre el resultado de los desarrollos, los tiempos de trabajo y construcción que no son percibidos por los usuarios, o en la influencia de actores externos en pro o en contra de algún proyecto. Claramente la presencia de estos fenómenos en la decisión, generan des-alineamientos entre las acciones de ejecución y planes estratégicos, por lo que se vuelve imprescindible resolver el “Cómo priorizar el desarrollo de estas iniciativas”, para lograr la implementación estratégica que permita a las instituciones de educación superior responder a los desafíos en el largo plazo. En este trabajo se presenta el caso estudio de las escuelas de pregrado de la Facultad de Economía y Negocios, Universidad de Chile, la descripción del estado actual de la entidad, el estado deseado y la metodología que permitirá priorizar los desarrollos, que reducirán las diferencias entre ambos estados mediante sistemas de información, metodología construida sobre el modelo Taxonomía de Procesos de Negocio de Robert, et al. (2005). En el caso se detectó ausencia de gestión del conocimiento, una gran cantidad de procesos con deficiencias de soporte tecnológico y diferencias de percepción entre la dirección y las unidades. La metodología de priorización propone un grupo de proyectos a ser trabajados en los niveles estratégico, táctico y operacional, que permitirán reducir las brechas entre la situación actual y la situación deseada para enfrentar los desafíos e incertidumbres de la actual discusión de la reforma y modelo para la educación superior.