Diseño de un sistema de planificación y control de proyectos para la empresa EmprendeJoven

Abstract

Uno de los principales desafíos que tienen los emprendimientos, una vez que comienzan a crecer y buscan su consolidación como una empresa rentable, es organizarse internamente de manera eficiente con el fin de tener un crecimiento sostenible. Generalmente, en estos casos el Gerente General debe delegar ciertas funciones más operacionales para poder dedicarse a funciones más estratégicas. Este es uno de los desafíos que se presentan hoy en la empresa EmprendeJoven, la cual inició sus operaciones hace nueve años, bajo el liderazgo de su Director Ejecutivo, Benjamín Faivovich. El Gerente General solicita la realización de este trabajo de memoria afirmando que existe un desorden financiero en la empresa. Sin embargo, luego de una investigación en terreno, se dilucida que el verdadero origen del problema corresponde a la deficiente administración de los proyectos, entendiendo la administración de proyectos como los procesos y herramientas que permiten planificar y controlar las distintas actividades y costos de un proyecto. Esta deficiencia administrativa es producto de variados factores, entre los que se pueden mencionar personal no calificado, escasa anticipación a las actividades, inexistencia de presupuestos de algunos proyectos, falta de seguimiento de presupuestos y actividades, entre otros. La falta de planificación y control ha tenido otras repercusiones importantes en la organización como sobrecostos de los proyectos y aumento de rotación del personal de la empresa. Como alternativa de solución al problema identificado, se propone el diseño de un sistema de planificación y control de proyectos que defina los procesos y herramientas involucradas en él. Este sistema busca mejorar la administración de los proyectos de la empresa, disminuyendo los tiempos de ejecución y sus sobrecostos, contribuyendo así a la sostenibilidad de la empresa. Se espera que el sistema propuesto sea de utilidad para la empresa y contribuya a garantizar la sostenibilidad de ésta. En resumen, al finalizar el primer año de implementación, se espera disminuir a la mitad los sobrecostos de los proyectos, es decir, reducir a 18% el sobrecosto de los proyectos pequeños y a un 6% el sobrecosto de los proyectos grandes. En segundo lugar, se espera disminuir los sobretiempos de los proyectos en base a tres métricas específicamente: la rendición interna del proyecto la cual se espera reducir de 25 a 5 días, el plazo de facturación se espera reducir de 48 a 7 días y se define como meta la cobranza de un proyecto 7 días posterior a su facturación, la cual toma actualmente 48 días en promedio. Alcanzar estas metas implicaría un ahorro de $24 millones durante el primer año de implementación y $38 millones durante el segundo.