Redacción de los manuales de organización y procedimientos para el Subdepartamento de Farmacia del Hospital El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada

Abstract

Un establecimiento de salud asistencial cuenta con varios servicios clínicos y unidades de apoyo, que sustentan actividades relacionadas con la salud de los pacientes que ahí se atienden. Una de estas unidades de apoyo, es Farmacia, donde se desarrollan diferentes labores relacionadas con la promoción, protección y recuperación de la salud de los pacientes, usando los servicios farmacéuticos y los medicamentos como herramienta principal. El Hospital El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada, es un establecimiento asistencial de alta complejidad, concesionado y autogestionado, que se encuentra en la comuna de Maipú, Región Metropolitana. En este hospital, la Unidad de Farmacia es un subdepartamento, el cual está separado en un área de producción y otra de control y gestión; que en conjunto cumplen con los objetivos sanitarios. El Subdepartamento de Farmacia fue sometido a una auditoría ministerial en el año 2015, y los resultados de esta se dieron a conocer en diciembre del mismo año. Dentro de las falencias identificadas se encontraba la falta de manuales que dieran cuenta de la organización y procedimientos llevados a cabo en la unidad. Como parte del plan de mejoras de Farmacia 2016, y para cerrar esta brecha, se planteó como objetivo de esta práctica profesional redactar los manuales de organización y procedimientos de Farmacia. Para la redacción de estos manuales, se revisaron algunos pertenecientes a establecimientos asistenciales, con el fin de tener conocimiento respecto a la estructura y contenidos que estos debían tener. Luego, se recopiló información por vía oral y escrita, entregada por profesionales del subdepartamento. Además, se obtuvieron otros datos a través de la observación de las actividades realizadas en cada área de Farmacia. Todos los datos reunidos fueron revisados y después incluidos en los manuales respectivos. En el Manual de Organización se adjuntaron antecedentes históricos respecto al funcionamiento de Farmacia. Además, se incluyeron gráficos que evidencian el aumento en la actividad de las secciones de Dosis Unitaria, Farmacia Ambulatoria y Farmacia Hospitalizados. También, se creó un organigrama jerárquico de Farmacia, una tabla explicativa con la dotación de personal y perfiles para todos los cargos existentes. El Manual de Procedimientos incluyó por separado protocolos generales y específicos. Los generales, son aquellos que involucran actividades que afectan a todo el subdepartamento, mientras que los específicos abarcan los procedimientos propios de cada área de Farmacia. Para este manual se redactaron protocolos nuevos (generales y específicos), y apartados con información que no se encontraba presente en protocolos que ya estaban escritos. Concluida la redacción de ambos manuales, estos fueron revisados por la Jefa de Farmacia y la coordinadora del área de Calidad de Farmacia, quienes dieron su aprobación para enviarlos al Departamento de Calidad del hospital. Tanto el Manual de Organización como el de Procedimientos, conforman ahora una herramienta importante que ayudará a garantizar, mantener y/o mejorar la calidad de los servicios otorgados, de la atención asistencial y la gestión administrativa del Subdepartamento de Farmacia del Hospital El Carmen

A health care institution is formed by several clinical services and support units, holding activities related to the wellness of patients. One of these support units is Pharmacy, where different activities related to the promotion, protection and recovery of patients' health are carried out, using pharmaceutical services and drugs as their main tool. El Carmen Dr. Luis Valentín Ferrada Hospital is a high complexity, concessioned and self-managed care institution, located in Maipú, Metropolitan Region. In this hospital, the Pharmacy Unit is a sub-department, separated into a production area and a control and management area; together they achieve sanitary goals. In 2015, Pharmacy Subdepartment was submitted to a ministerial audit, and the results were announced in December of the same year. One of the biggest shortcomings, was the lack of manuals that show the organization structure and the procedures done in the unit. As part of the Pharmacy 2016 improvement plan, and to close this gap, it was proposed as an objective of this professional practice to write the manuals of the organization and procedures of Pharmacy. To write these manuals, it was necessary to review manuals belonging to other health care facilities, to have an idea of the structure and contents they should have. The information was collected orally and written, delivered by professionals from the subdepartment. Furthermore, other data were obtained by observing the activities performed in each Pharmacy area. All data was revised and then included in the respective manuals. In the Organization Manual, historical precedents related to the operation of Pharmacy were attached. In addition, graphs that show the increase in the activity of the sections of Unitary Dose, Ambulatory Pharmacy and Hospitalized Pharmacy were included. Also, it was created a hierarchical organization chart of Pharmacy, an explanatory table with staffing and profiles for all existing appointments. The Procedures Manual included general and specific protocols sepparately. The general ones are those which involve activities that affect the entire subdepartment, while the specific ones include the procedures of each Pharmacy areas. For this manual the new protocols (general and specific) have been written, and the sections with information not found in protocols, were attached. Once concluded the writing of both manuals, these were reviewed by the Chief of Pharmacy and the Pharmacy’s Quality coordinator, who gave their approval to send them to the Quality Department of the Hospital. Both, Organization and Procedures Manual are now an important tool and will help to guarantee, maintain and / or improve the quality of the services provided, the care and administrative management of the El Carmen Hospital Pharmacy Subdepartment