Diseño de un sistema de control de gestión para una empresa de consultaría y capacitación

Abstract

El presente estudio fue realizado en Élogos, empresa privada que se dedica a la consultoría, formación y capacitación, y consiste en la propuesta de un sistema de control de gestión que ayude a mejorar la actual gestión a través de una nueva relación entre las distintas funciones que realizan los departamentos y de los énfasis propuestos por la dirección, pues se ha descubierto que los planes que define la alta dirección no se comunican de manera adecuada, lo que dificulta su implementación por parte de los colaboradores. Además, la actual gestión se centra fundamentalmente en el logro de objetivos financieros de corto plazo, y ello no permite una mirada de largo plazo. En este escenario de alta competencia y cambios rápidos surge la necesidad de contar con un sistema de control de gestión que permita comunicar la estrategia a todos los niveles de la empresa y alinear los desempeños individuales con los objetivos de la organización, pues está comprobado que cuando los colaboradores tienen claridad de cuáles son los objetivos y planes que se persiguen, es más fácil alinearlos para que ejecuten la estrategia. Al mismo tiempo, este proyecto tiene como objetivo diseñar un sistema de gestión de tres etapas para la empresa como un todo, considerándola como unidad estratégica de negocios, y está dirigido a la alta dirección. En la primera etapa, llamada de formulación de la estrategia, como resultado de un análisis estratégico, se identifican los elementos que permiten definir los atributos de la propuesta de valor, y ellos son:  Variedad de productos.  Desarrollo de productos a la medida.  Rápida respuesta a los requerimientos. A partir de los atributos de la propuesta de valor se definen los ejes estratégicos que facilitan la gestión de la estrategia al dividirla en los procesos más importantes, los cuales son:  Continuidad de la operación.  Consolidación en clientes.  Crecimiento en nuevos mercados y clientes.  Fortalecimiento de la cultura laboral. Estos ejes apuntan a entregar una consultoría y capacitación pertinente a las necesidades del cliente, mejorando la comunicación entre departamentos y logrando un crecimiento en nuevos clientes y mercados, y gestionar adecuadamente las relaciones entre departamentos y colaboradores. En la segunda etapa, llamada de desarrollo de la estrategia, se plantea el modelo de negocios de la empresa y se hace un análisis de sus elementos más importantes. En esta fase se propone el mapa estratégico, que permite comunicar la estrategia a todos los niveles organizacionales, la que se centra en los cuatro ejes estratégicos con los que se busca aumentar la satisfacción del cliente y capturar nuevos clientes y nuevos mercados. Estos elementos permitirán asegurar la autonomía financiera y el desarrollo sostenible de la empresa. También se propone el cuadro de mando integral, que incluye indicadores financieros y no financieros, que permite evaluar la ejecución de la estrategia. Finalmente, se proponen tableros de control para algunas unidades seleccionadas, como la gerencia comercial, que es la responsable de la comercialización de los productos y servicios y de capturar nuevos clientes y mercados, y la gerencia operacional, a cargo de dar solución y rápida respuesta a los requerimientos de los clientes. Dichos tableros permiten desplegar los objetivos estratégicos a las áreas donde se ejecuta la estrategia. En la tercera etapa, llamada de alineamiento estratégico, se propone un sistema de gestión de desempeño (SGD) que entregue los lineamientos respecto de cómo realizar las evaluaciones de las metas individuales, definiendo a los responsables de su ejecución, plazos, tiempos para la retroalimentación y una evaluación final, terminando, como última etapa, que se desprende de la tercera, con el esquema de incentivos, que tiene como objetivo alinear los desempeños de las gerencias y de los colaboradores con la estrategia. Es importante señalar que una organización que diseñe e implemente un sistema de control de gestión tiene más posibilidades de obtener niveles superiores de cumplimiento de la estrategia y de lograr un éxito sustentable en el largo plazo, al incluir indicadores no financieros que permiten predecir el desempeño financiero futuro (Kaplan y Norton, 2008). El contar con herramientas de fácil comprensión para comunicar la estrategia a todos los niveles de la organización, con indicadores que hagan posible medir el nivel de cumplimiento de la implementación de las estrategias y un sistema de gestión de desempeño que apoye en la evaluación de cada colaborador, culminando con un esquema de incentivos que permita alcanzar los desempeños esperados, ayuda al cumplimiento de los objetivos definidos por la dirección, incentivando a que los colaboradores trabajen en base a una visión y misión conocidas y compartidas por todos, lo que permite asegurar la continuidad del negocio en el largo plazo.