Diseño de sistema de control de gestión usando Balanced Scorecard para la Dirección de Adquisiciones de la Vicepresidencia de Proyectos Codelco

Abstract

El objetivo del presente informe es mostrar el trabajo realizado por Felipe Cinto Medina, quien será llamado el memorista, el cual consistió en el diseño de un sistema de control de gestión para la Dirección de Adquisiciones para Proyectos de la Vicepresidencia de proyectos de Codelco (DAP), área a cargo de ejecutar las compras estratégicas de los principales proyectos mineros de la empresa a lo largo de sus divisiones. La justificación de este trabajo se encuentra en el deseo de no solo controlar la actividad actual, sino que de generar lineamientos para la Dirección dado que previo a este trabajo no existía nada formalizado. Además, se busca el poder controlar actividades que permitan mejorar el desempeño operacional pensando a largo plazo, tanto en impacto monetario de las adquisiciones como en el plazo y calidad en la que llegan a terreno. Es por ello por lo que se propone el uso de la herramienta de Balanced Scorecard desarrollado por los autores Robert Kaplan y David Norton, aplicándola a la DAP y sus procesos. Para diseñar este sistema de control de gestión se realiza de manera previa un análisis externo e interno para acabar en una propuesta de misión y visión del área. Este análisis se realizó mediante una descripción y comprensión del proceso de compras, sumado a las herramientas PEST y Cadena de Valor, concluyendo en un análisis FODA, que permite dar una visión más completa de las operaciones y funciones del área. A partir de la formalización de la estrategia y de las actividades actuales dentro de la DAP se definen los objetivos estratégicos enfocados en los procesos críticos, para luego diseñar un Mapa Estratégico con los objetivos estratégicos asociados mediante una relación de causa-efecto. Se definen un total de 11 objetivos estratégicos agrupados entre las 4 perspectivas y mostrando la relación entre ellos en el Mapa Estratégico. Se definen 21 indicadores asociados cada uno a algún objetivo estratégico de tal forma que permita controlar el cumplimiento, logro o mejora de cada objetivo. Cada indicador tiene una meta asociada, una frecuencia de medición y una fuente de información de la cual se pueda obtener los valores relevantes para su cálculo. Finalmente, se entrega las recomendaciones de las actividades previas a la implementación que considera principalmente a medidas que permitan enfrentar a la resistencia al cambio por parte de los trabajadores y monitoreo del funcionamiento del sistema.