Plan de mejoramiento operacional en la cadena de despacho de los productos para Empresa Dimerc Office

Abstract

Dimerc Office es una empresa que distribuye productos de oficina al segmento empresas, con promesa de entrega a sus clientes de 24 horas en la Región Metropolitana. El gerente de transporte solicita asesoría a la consultora DUX partners para mejorar sus procesos operacionales con el fin de reducir costos, pero mantenido la promesa de entrega. Entre octubre 2017 y septiembre 2018, un 84,7% de las notas de venta planeadas son efectivamente entregadas al cliente en la primera salida a despacho del transportista Dimerc, pero el 15% restante no lo logra, incurriendo en costos logísticos adicionales y falta a la promesa de entrega. Del porcentaje de notas que no logran el despacho en el camión planeado, un 7,1% corresponde a bultos que no logran ser cargados a ese camión (rastrillo), y el 7,8% restante logra carga y salir a ruta, pero sin entregar al cliente (despacho), debiendo ser despachados al día siguiente. Con el objetivo de mejorar los procesos y reducir brecha entre los indicadores registrados, se realiza una metodología basada en un rediseño de proceso que aborda el problema en dos focos: primero la ineficacia en la información de clientes entre el área comercial y planificación de despacho y segundo los incentivos de los transportistas al despachar. Analizando el total de motivos re-despacho, ~80% son gestionables, existiendo un potencial ahorro de un límite técnico de 56 millones, con ahorro en el foco uno de 38 millones y en el dos de 18 millones. En particular, el foco uno aborda el factor de ineficacia en la captura inicial de información de nuevos clientes por parte de la ejecutiva comercial y actualización de esos datos desde el área de notificaciones, datos que luego utiliza el área de transporte para planificar el despacho. A través de una mesa de trabajo se realiza un levantamiento de información de clientes desde las observaciones diarias que captura el área de notificaciones a través de sus choferes, proponiendo un rediseño que captura data exhaustiva del cliente, actualiza la información en campos definidos en vez de libres, y se almacena de forma ordenada en el sistema. El foco dos apunta a un modelo de incentivos tarifarios que propone mejorar la gestión del transportista, se compone de un pago fijo y otro variable que solventa los costos del transportista e incentiva su productividad respectivamente. El modelo tarifario se valida con un piloto de dos semanas para camiones de 1 y 1,7 ton (76% de flota total), obteniendo los transportistas en promedio 12.324 CLP y 9.774 CLP diario más que sus actuales pagos fijos 45.000 CLP y 55.000 CLP respectivamente; aun así, el costo/bulto disminuye en promedio un 11%, pasando de 532 CLP/bulto a 475 CLP/bulto. Además de mejorar los indicadores al aumentar la efectividad de entrega de 87,2% a 90,3%, disminuir el rastrillo de 6% a 5,2% y el re-despacho de 6,8% a 3,8%. La mejora de los indicadores en la empresa Dimerc, sumado a una mayor ganancia económica por parte de los transportistas, logra un win-win entre ambos actores. Alcanzando una ventaja competitiva de la industria al reducir sus costos y, a su vez, satisfacer a sus transportistas, quienes son finalmente la cara visible al cliente.