Rediseño de procesos de emisión de orden de compra y contabilización de facturas de un Instituto Profesional de Educación Superior

Abstract

Desde el año 2011 se han generado una serie de reformas al sistema educacional chileno, lo cual ha provocado que las instituciones de educación superior deban adaptarse a competir en un ambiente dinámico. Dentro de los cambios estructurales que se han realizado, se destaca la gratuidad y la abertura de Centros de Formación Técnico Profesional Estatales. Bajo este escenario, el IPES ha dado a conocer el cambio de sostenedor, pasando de una red global de educación, a ser parte de una universidad sin fines de lucro, lo cual implica que una serie de servicios educacionales y financieros, dejen de ser proporcionados por la red educacional y deban ser realizados por la Institución. Dentro de la internalización de servicios, se encuentran los financieros que son provistos por un Centro de Servicios Compartidos que tienen la red, en donde los procesos de emisión de orden de compra y contabilización de facturas presentan una baja satisfacción de los usuarios debido a los tiempos del proceso que no cumplen las expectativas de ellos, como también la baja calidad del servicio y los reprocesos que se generan en las áreas ligada al proceso. Bajo este escenario, se contempla desarrollar un rediseño al proceso de emisión de orden de compra y contabilización de facturas que permita maximizar la eficiencia operacional, y con ello se espera reducir los tiempos de procesamiento, como también, los reprocesos que actualmente se generan. En el levantamiento y diagnóstico de la situación actual, se logró identificar que tanto los Compradores como Administrativo de cuentas por pagar, deben procesar un alto volumen transaccional, y a su vez, realizar una serie de tareas manuales que no generan valor a los procesos que actualmente ellos operan, y a su vez deben ser subsidiados por las demás áreas. Para resolver las problemáticas que se plantean, se propone generar un rediseño de los procesos descritos, por intermedio de la automatización de procesos utilizando RPA y generando un modelo de datos que asista a los compradores para la selección de proveedores, con el fin de proporcionar inteligencia a los procesos. La solución propuesta, permitirá reducir en un 30% el tiempo que tienen los compradores para realizar el proceso de emisión de orden de compra, además de contar con una actividad estandarizada para la búsqueda y selección de proveedores. Respecto al proceso de contabilización de facturas, la iniciativa considera la reducción de un 80% en el volumen de procesamiento que debe realizar el administrativo, abriendo la posibilidad de abarcar un mayor porcentaje de los documentos que se encuentran como una excepción, y que actualmente son realizados por un equipo interno de la institución.